Kettős könyvelés vevőszámla berögzítés valamely Elektronikus számlakészítő program adatexportjából

A könyvelésünkbe soronként bekerülhetnek az adatexportból a számlatételek, mintha azokat itt kézzel egyesével gépeltük volna be.

Ennek menete 2 részből áll. 
Első lépcsőként előzetesen egy un. Előkészítő listában megnézhetjük, hogy milyennek látja a számlázó program kimeneti adatait a mi programunk. 
Meg kell adni az adatexportfile elérhetőségét, nevét és be kell töltenünk. A betöltés közben a kijelölt kontirozási paraméterek szerint a tartozik/követel/Áfa kontiradatokkal is automatikusan kiegészülnek a tételek.

Második lépcsőként az elfogadható és általunk kijelölt tételek betölthetőek a könyvelésünkbe.
A beimportált rekordok bekerülnek a "Könyvelés", "Folyószámla" nyilvántartásba, valamint kiegészül a "Partner" nyilvántartás az új vevőkkel.
A tételek átkerülnek oda, mintha egyébként kézzel egyesével könyveltük volna oda a számlákat.
Amelyeket nem jelöltünk ki, azok megmaradnak az Előkészitő listában, amig be nem könyveljük onnan (illetve ki nem töröljük, mert pl. kézzel könyveljük be).

Amikor újabb adatexportot készítünk, elötte le kell üriteni az Előkészítő listát, ha maradt benne tétel.

Folyamat részletei

Az "Adat import ->K"  menüpontban ki kell választanunk, hogy mely platformról (számlázó programról) van szó, amelyiknek a számla exportját akarjuk betölteni. Ez szerint változnak a konverziós beállítások, meződefiniciós értelmezések.

Az adatokat a betöltés közben be is kontirozzuk. Ennek érdekében a betöltés előtt bekéri a program ezeket a beállításokat.
A kontirozási beállításnál a kontirtörzsből választhatunk, a V számláknál egyszerűen kiválaszjuk a törzsből (vevőtételre szűkített a választási lista), míg a P készpénzes számláknál a Házipénztár fők.számát kell kiválasztanunk és az Ellenszámlaszámot szintén a törzsből.  Annak érdekében, hogy a késöbbiekben ne kelljen ismét megadnii ezeket az automatikus kontir kódokat, a KONYV.INI-ben ezeket célszerüen előre beparaméterezhetjük.

Ki kell jelölni a beimportálandó adatfile-t (a file nevek sajnos a DOS értelmezés szerinti röviditett elnevezések, ezért a beállitott importálási mappába célszerü csak az aktuális import file-t elhelyezni).
A betöltés ekkor automatikusan megtörténik.
A beolvasás során a program a fizetési mód szerint jelölővel látja el a sorokat. Ha készpénzes számla volt P jelet kap, míg a többi számla V jelet kap.
A beolvasás során a kontirozási mezők is kitöltésre kerülnek.
A beolvasás során minden sor * jelölést kap (vagyis un. kijelölt állapotba került).

A már betöltött adatbázisban lehetőség van bármely sor tetszőleges kontirozási módosítására. Az Enter-rel soronként tudjuk azt módosítani, ha szükség van rá.

Ha valamely sorokat egyelőre nem akarunk a könyvelésbe innen áttenni, azoknál a szóköz billentyűvel vegyük vissza a * jelzőt, igy a CRTL-ENTER billentyüre (amellyel véglegesen átemelünk a könyvelésünkbe) nem fognak bekerülni, hanem ebben az un. Előkészitő listában maradnak. 

Az Előkészítő listában lévő és *-gal jelölt soroknál megtehetjük, hogy a beimportáláskori kontirozást egyszerre módosítsuk más főkönyvi számokra (kontirkódra), ne kelljen egyesével átírnunk. Erre szolgál a K billenytűparancs.
Az utólagos kontirozásra főként akkor van szükség, amikor külföldinek (Eu-s,Eu-n kivüli) értékesítenek valamit, ilyenkor a belföldi alapkontirozást felül kell módosítanunk, vagyis az ENTER-rel bemegyünk az adott sor kontirkód beállításába (kiválasztjuk a külföldi könyvelés kódját). A kontirkódhoz tartozik az EU, KK jelző, valamint az irányjelző VS,VT. Igy ezek is önmaguktól beállítódnak. 

Amennyiben a kezdetekben csak kiváncsiak vagyunk, a program milyennek töltené be a kapott iport file-t, akkor azt normál módon töltsük be, próbálgassuk a programvezérlést, de ne küldjük be véglegesre a CRTL-ENTER billenytűvel, hanem a DEL billentyüvel töröljük ki ebből a listából (ha minden sor * kijelölt volt, akkor így leürithetjük ezt az Előkészitő listát és így más import file-ból is beimportálhatunk.

A lista sorainál a ! jel jelöli azon tételeket, amelyeket még valami módon ki kell egészíteni, mert jelen állapotában hiába kérjük a CTRL-ENTER-rel a végleges betárolását, hiba miatt nem fog az megtörténni. Alapvetően ilyen lehet:
- a kontirkod megadottság hiánya,
- a tétel időpontja a könyvelési aktuális hónapot nem előzheti meg (vagyis a beimportált számlák legkorábbija se a könyvelési hónapot megeleőző dátumú).

Ebben az előkészítő táblázatban lévő tételeket nem feltétlenül kell egyszerre beemelnünk a könyvelésbe, lehetőségünk van arra, hogy bizonyos tételeket külön kezeljünk. Mint az előbb is írtuk, ezt jelöli a * jelző (alaphelyzetben minden sorunk *-ot kap). Ha még nem szeretnénk az adott sort a könyvelésbe behozni, mert pl: kézzel akarjuk majd bekönyvelni (a többiekétől eltérő kontirkódhoz tartozik, vagy egyéb, amit a számlázóprogram import nem jelzett külön), a * jelölést töröljük (szóköz billentyűvel).

Amennyiben a CTRL-ENTER-rel elindítjuk a betöltési sorozatot, akkor a *-gal jelölt és ! nélküli sorok kerülnek át a könyvelésünkbe. Ami nem ment át, az itt marad az előkészítő állományban, alakíthatjuk a besorolását, javíthatjuk.

A betöltés során a program az adószámos vevők esetén az adószám alapján összeveti a Partner nyilvántartással és a még nem ismert vevőt felveszi automatikusan új partnerként az adószámával együtt. A magánszemélynek (nem volt a számlán jelölve az adószáma) kiállitott számlák esetén a Partnernév üresen marad.