A könyvelési adatok tárolási, rögzítési rendszere Előkészítő adatállomány ---> Könyvelt adatállomány (rögzítési) ---> Folyószámla segédnyilvántartás A könyvelés során (vevö/szállitó,pénztár/bank,vegyes,import) elöször a rögzitésre elökészitö állományba kerülnek a tételek. Itt, mint egy átmeneti pufferbe kerülnek az adatok. Hivhatjuk ezt kötegelt könyvelési módnak is. Innen lehet az abban szereplő tételeket egy un. rögzitési menettel lekönyvelni. Az elökészitési állomány mindaddig tartalmazza a beirt tételeket, amig azokat le nem rögzitjük, vagy ki nem töröljük. A megjelenitésben a kivétel a pénztár/bank, mivel ott az elökészitési állományból csak azokat a tételeket mutatjuk meg, amelyeket ugyanitt irtunk be és ugyanarra a pénztár/bank számlaszámra. Az alábbi három beviteli módnál: vevö/szállitó pénztár/bank vegyes mindig azok a tételek rögzithetöek, módosithatóak, amelyek az adott beviteli módhoz tartoznak. Ha rögzitjük az adatokat, akkor is mindig csak az adott módhoz tartozó tételek kerülnek berögzitésre a könyvelt állományba. Import esetén is ebbe a rögzitési állományba kerülnek elöször a tételek. Itt lehet még felülvizsgálni, módositani. Majd a könyvelésbe rögzités már hasonlóan történik. A rögzitésre elökészitö állományban egy jelölés azért mutatja, hogy az adatsor importból származott. Az import file-nak kell meghatározni, hogy a három beviteli mód közül melyikhez tartoznak a tételei (A,V,P), de mellette azonban jelöli is, hogy Importból került be az adat. A folyószámla segédnyilvántartásba akkor kerülnek adatok, ha a könyvelési számlaszám azonos a paraméterekben megadott szállitó-vevö számlaszámokkal. Vagyis amikor rögzitjük az adatokat, akkor ha akár a követel, akár a tartozik oldal érinti ezeket a számlaszámokat, a folyószámla nyilvántatásba is bekerülnek az adatok. Ha szállitó/vevö könyvelést csinálunk, akkor minden tétel ide is majd bekerül, hiszen csak ilyen számlaszámú tételek irhatók be. A pénztár/bank és a vegyes könyvelésben is csak azok a tételek kerülnek a könyvelési rögzitésnél a folyószámla segédnyilvántartásba is, ha a paraméterben megadott vevö, vagy szállitó számlaszámmal egyezik akár a tartozik, akár a könyvelési számlaszám. Vagyis a folyószámla nyilvántartásba csak szállitó/vevö számlaszámú tétel kerülhet be, de az viszont mind. Normál esetben a szállitó/vevö könyvelésben beirjuk a tartozást, vagy követelést, majd a pénztár/bank könyvelésben (általában banki bizonylatról) annak a kiegyenlitését. Igy a folyószámla nyilvántartásban nyomonkövethetöek a partnerek felé a tartozások, a vevök felé a követeléseink. Itt lehetöség van az un. összepontozásra is, amikor is a rendezettnek jelölt tételek kiejthetök ebböl a segédnyilvántartásból, vagyis csak a rendezetlenek maradnak. Az összepontozást lehet program segitségével is végezni. Ekkor az összepontozás feltétele, hogy - azonos PARTNER név mellett - azonos Könyvelési számla mellett - azonos Hivatkozási szám (Számla száma) mellett a található tételek ERTEK adatának elöjeles összesenje = 0 legyen. Az összepontozást egyedileg kézzel is lehet módositani. A pontozott (*) tételek együttesen kiejthetök ebböl a folyószámla nyilvántartásból. Figyelem ! A folyószámla nyilvántartásban (-) billentyüvel csak akkor töröljük a tételsort, ha azt tévesen könyveltük be. Ha a könyvben is megtalálható ez a tétel (mint általában), akkor csak kérésre,de egy menetben onnan is törölhetö az esemény. Ez nem azonos a pontozás alapján történö kiejtéssel, amikor is csak a folyószámla nyilvántartásból töröljük a tételeket. Késöbb a csak folyószámla nyilvántartásból kiejtett tételek visszahozhatóak, ha a tételes könyvelésben az adott tételen állva azt egyedileg megkérjük. A feldolgozás során lehetöség van az elökészitö állományban elöre pontozottnak jelölni a tételt. Ilyenkor a rögzitésnél, a folyószámla nyilvántartásban eleve *-gal jelöltnek veszi. Ez a lehetöség arra jó, hogy pl. pénztár/bank könyvelésnél, ha a számlaszámot az F1 segitségével kiválasztottuk a folyószámla nyilvántartásból, akkor ott *-gal jelöljük a tételt pontozásra, majd ha az elökészitö állományban is jelöljük a *-ot, akkor a rögzités után párban lesz jelölve a folyószámla nyilvántartásban. A szállitó/vevö és pénztár/bank könyvelés tételei beirhatóak az általános könyvelésen belül is, tulajdonképpen az általános könyvelés menüpontján keresztül mindent le tudunk könyvelni. A vevö/szállitó és a pénztár/bank menüpontokban speciális megjelenési formával és rendszerben tudjuk a tételeket beirni, csak a munkát könnyitik meg, teszik gyorsabbá. A folyószámla nyilvántartásban a tételeket módosithatjuk, törölhetjük, de onnan nem tudjuk a könyvelési adatállományt módositani. Forditva ez viszont nem igaz, vagyis a tételes könyvelésnél, amikor is a konkrét tárolt könyvelési tételeket közvetlenül módositjuk, akkor ha az vevö/szállitói tétel volt, akkor automatikusan hozzáigazitja a folyószámla nyilvántartásban is az ehhez tartozó tételt. A tételes könyvelésben a módositás után megnézi a folyószámla nyilvántartást is, törli a korábban ehhez a könyvelési sorhoz tartozó tételt, majd a friss adatokkal újra irja. Ha AFA-s volt a könyvelési tétel, akkor természetesen az új netto+AFA összesen értékre állitja be a folyószámla nyilvántartásban is a megfelelö sort. A tételes könyvelésben arra is lehetöségünk van, hogy egy billentyü nyomásra az adott tétel szerint frissitse (ha nincs, elöállitsa) a folyószámla tételt. Éves zárás esetén a program automatikusan összesit és 13.havi tételeket állit elö az alábbi algoritmus szerint: - Az adózótt eredményre (pl.493) bekönyveli az 5,6,7,8,9-en belüli számlaosztályok egyenlegeit - A mérleg szerinti eredménybe (pl.419) bekönyveli az elözö összesités egyenlegét (493) - A záró mérleg számlába (pl.492) lekönyveli az 1,2,3,4-en belüli egyenlegeket (ebben már benne van az elözö mérleg szerinti eredmény sor is). A könyvelés során a tételek rögzitésekor a program lehetöséget biztosit egy un. Kontirkod alkalmazására. Ezt az adatmezöt nem kötelezö kitölteni, nem muszály használni, csak gyorsabbá és biztonságosabbá teszi a könyvelést véletlen elkönyvelések ellen, mivel egy adott kontirkodhoz hozzárendelhetö a Tartozik-Követel fökönyvi szám, a megnevezés, valamint ha van, akkor az ÁFA kontir szám, a lehetséges Áfa kulcsokkal. Igy a kontirszámot beirva ugyan minden könyveléskori adatmezön végig kell haladnunk, de már felkinálja az elöre definiált értékeket, nem kell ezen mezöket beirni, csak ENTER-rel elfogadni. Sokkal gyorsabbá válik a feldogozás. A kontirkódokat mi magunk adhatjuk meg a Kódbeállitások menüponton belül. Ne felejtse el, hogy a program használata során az elérhetö aktuális program funkciók mindig kiirásra kerülnek a képernyö alsó két sorába! Kimutatások, kigyüjtések Kigyüjtéseket lehet végezni a programrendszer látható menüpontjai alapján, megadva az ott bekért feltételeket szükiteni lehet a listákat, célirányosan gyüjteni. Minden kigyüjtésénél a program elkésziti a nyomtatási listát, de nem azonnal küldi a nyomtatóra, hanem elöbb a képernyön megmutatja, igy bármely kimutatásnál is elöször a képernyön láthatjuk a listát (nem kötelezö a nyomtatás). A képernyön megjelenö listát a LE,FEL,PGUP,PGDN billentyükkel mozoghatunk. Egyedi kivonatok Ez egy speciális kilistázási mód, amikor is saját magunk határozzuk meg, hogy milyen adatokat, milyen gyüjtési szöveggel gyüjtsön a program. Ez nem a program által beégetett kigyüjtési algoritmus. A kigyüjtés szerkezete hasonló, mint a fökönyvi kivonaté, megadhatunk kigyüjtési idöszakot, majd a listába egy-egy sorban kiirja az összesitett fökönyvi sorok T és K összegét, valamint egyenlegét. Azt, hogy az egyes sorok megnevezéseimik legyenek, valamint az adott sorhoz mely fökönyvi számokat összesitse, azt mi határozzuk meg. Indulásképpen néhány minta kivonatot a rendszer már tartalmaz. Ezen egyedi kivonatok beállitása nem itt, hanem a Cég adatok,könyv beállitás-on belül a Kivonatok menüpontban végezhetök el. Kigyüjtést a lekönyvelt tételekröl a fentieken kívűl készithetünk a Könyvelés részben a Könyv menüpont alatt. Itt látható a lekönyvelt valamennyi tétel. Innen az F8 billentyüvel indithatunk egy kigyüjtési listázást, amikor is sokféle szüröfeltételt megadva kilistázhatjuk a könyv tartalmát. Ez a kigyüjtési mód a sokféle szürés miatt rendkivül hasznos lehet, föként ha valamilyen könyvelési tételt keresünk, vagy gyüjtünk. Könyvelési beállitások Minden egyes könyvelt cég saját beállitásokkal dolgozik, minden cégnek saját számlatükre, egyedi kivonata, kontirkodja van. Általános Itt beirhatóak a cég adatok, valamint az Áfa és fökönyvi számok, amelyek engedélyezettek a könyvelése során. Ha pl. a Vevö számlaszámokhoz beirjuk a 311,316 értéket, akkor vevö/szállitó könyvelésnél csak a 311 és 316 számlaszámra (illetve alábontásaira) enged meg a program, illetve vegyes könyvelésnél csak ezen számlaosztályok könyvelésnél fog a folyószámla nyilvántarásba is tárolni a program. Számlatükör Itt állithatjuk be, módosithatjuk a cég számlatükrét. Törölni csak akkor enged, ha arra a számra az év során még nem volt rögzitve tétel. Új tételt enged felvenni. A számlatükörben a C jelü csoportnév csak azt a célt szolgálja, hogy egyes listázásoknál áttekinthetöbb legyen a könyvelésünk. Egy új cég felvitelénél célszerü a számlarend kialakitásával kezdeni, még mielött belemerülnénk a könyvelésébe. Ha új céget veszünk fel, akkor kap egy induló számlatükröt (meg induló kontirkodokat, kivonat paramétereket is). Ezt az induláskor kiosztandó beállitást hivja a program alapbeállitásnak (ennek módositása is lehetséges, lásd. késöbb). Kódbeállitás Itt lehet a kontirkódokat megadni (ha használni akarjuk öket), külön a három féle könyvelési módra (Vevö/Szállitó - Pénztár/Bank - Vegyes). Itt lehet megadni a befektetett eszközök automatikus könyvelés fökönyvi számait, vagyis a befektetett eszközök segédnyilvántartásban történő aktiválásának, ECS-jénak vezetését onnan közvetlenül, ezen számok alapján bekönyvelhetjük, nem kell a vegyes könyvelésben elvégezni. Itt lehet megadni a zárás során használandó fökönyvi számokat, az összevezetések, átvezetések számait. Kivonatok Itt hozzuk létre, módositjuk a saját magunk által meghatározott egyedi kivonatok felépitését, a kiirandó sorok felépitését. Alapbeállitások A könyvelésbe felvételre kerülö új cég esetén annak beállitásai (számlatükör, kontirkód, kivonat) nem üresek, hanem egy un. Alapbeállitásban megadott értékekkel fognak indulni. Ezen alapbeállitások módosithatóak, ha a programrendszer menürendzserébe visszatérve az ALT-P billentyükombinációt megnyomjuk. Ekkor a Beállitáson belül újabb menüpontok válnak elérhetövé. Itt állithatóak be az alapértékek. Ezek egy már létezö cég könyvelését, paramétereit semmilyen módon nem befolyásolják. Itt lehetöség van arra, hogy az egyik cégünknél már jól működö, bevált számlatükör, vagy/és kontirkod, vagy/és kivonat, vagy/és általános paraméterek esetén az alapbeállitásba bemásoljuk annak értékeit (menüpont elinditása elött CTRL-ENTER). Itt emlitjük meg, hogy új év nyitása esetén, egy cég elözö évröl történö megnyitása esetén, lehetöségünk van arar, hogy a cég a következö évet nem az elözö évi beállitásaival kezdje, hanem az itt lévö alapbeállitásokat vegye fel. A KONYV.INI menüponttal speciális beállitások érhetöek el az egész programra vonatkozóan, nem javasoljuk a módositását. Ennek értékei, ugyanugy mint a nyomtató beállitása, a programrendszer telepitésekor beállitásra kerülnek. Házipénztár (opcio) Ez egy opciós kiegészitö rendszer, amellyel egy számitógépes házipénztárat lehet müködtetni. Az adatok közvetlenül kontirozódnak és a kettös könyvelésben rögzitödnek. A müködését a rendszerbeállitásoknál engedélyezni kell. A számlarendünkben egy számlaosztálynak kell lennie, amelyik csak az ide vonatkozó pénzmüveleteket tartalmazza. Ezt a fökönyvi számot az általános paraméterek részben kell megadni. A házipénztárban lehetöség van valósidejüen a bevételi, kiadási bizonylatokat elöállitani, kinyomtatni. Ekkor azonnal az ellenszámlát, az AFA adatokat is meg kell adni, egyböl be is könyvelödnek a könyvviteli rendszerbe. Amennyiben a házipénztár fökönyvi sorára nem innen, hanem a kettös könyvelésben vittünk be adatot, akkor a bizonylatszám folyamatosság biztositására, az adatrendezés részben utólagos bizonylatszám kerül kiosztásra. Az adatrendezésnél a program akkor ad bizonylatszámot a tételnek, ha annak bizonylatszáma üres. Üresnek tekinti akkor is a bizonylatszámot, ha annak értéke '1 '. Erre azért van szükség, mert ha elöre könyvelünk, akkor is kötelezö a bizonylatszám mezö kitöltése, ekkor igy egy 1-est kell oda beirni. Az adatrendezés érintetlenül hagyja az egyéb módon irt bizonylatszámú tételeket. Igy ha könyvelünk nyitó tételt, pénztár hiányt, stb., ami nem kiadási, vagy bevételi bizonylaton jelentkezik, akkor azokat érintetlenül hagyja. A rendszerben a bizonylatszám felépitése a következö: bevételi: B2013-00000001 kiadási : K2013-00000001 a 2013-as kód persze minden évben változóan az évszám, az utolsó karakterek pedig szigorú sorszám emelkedö szám az éven belül. Feldolgozó mód (opcio) Amennyiben egy nagyobb cég feldolgozásához több könyvelö kell, mert olyan sok a bizonylat és nem tudjuk a számitógépeket hálózatba kapcsolni, vagy egyszerüen a cégnél akarjuk a bizonylatokat bedolgozni, majd máshol akarjuk azt kiértékelni, akkor a prgoramot a feldolgozás helyén egy ilyen un."Feldolgozo mód"-ban kell müködtetni. Ekkor a pénztár/bank, vevö/szállitó és vegyes bizonylatok bevitele után a rögzitési müveletkor nem az adott programban rögzitödik az adat, hanem ehelyett egy import file-t tudunk létrehozni a tárolási egységen. Az igy kiirt adatokat tudjuk elvinni egy másik helyre és ott a már teljes könyvelési állományba beimportálni. Az import file elöállitásánál ügyeljünk rá, hogy minden un.rögzitésnél uj file készül, nehogy egy eddig még feldolgozatlan korábbi import file tartalmát a lemezen felülirjuk. Ezért ha a megadott file név már létezett, akkor visszakérdez a program, hogy felülirjuk a korábbit, vagy továbbirjuk azt. Ezen utóbbi megoldásnál lehet egy nagyobb file-ba folyamatosan rögzitgetni az elökönyvelt adatokat. A rendszer többi menüpontja az induló állapotot mutatja. Az ilyen feldolgozóhelyi alegységnél javasolt ügyelni arra, hogy a szállitó és vevötörzs aktuális legyen, vagyis idönként a teljes értékü rendszerröl készitsünk komplett mentést, amit a feldolgozóhelyekre betöltünk. Az ebben a feldogozó módban létrehozott import file(ok) a teljesértékü rendszerben az import betöltése menüpontban tölthetöek be. Befektetett eszközök nyilvántartása Ez egy segédnyilvántartás. Ide irhatjuk be a tárgyi eszközeinket, immateriális javainkat, telket, épületet, stb. Ebben a nyilvántartásban lehetöség van az egyes eszközök értékcsökkenésének, bruttó és nettó értékváltozásának a vezetésére. Lehetöséget ad arra, hogy az aktiválást (üzembehelyés) és az idöszakos értékcsökkenést innen a könyvbe be is könyvelje. Persze ezt nem kötelezö használni, lehet csak egyszerü független nyilvántartásként kezelni. Az eszközöket egyedi szám alapján tartja nyilván. Javasolt az év/sorszám formátum használata Pl.: 2013/015 , a program ilyen formátum szerinti egyedi számot fog felkinálni új eszköz nyilvántartásba vétele esetén. Az eszközök amortizációs leirását kétféle kulcs szerint, számviteli és adótörvény szerint külön lehet elvégezni. A számviteli leirásnál megadható maradványérték is (az értékcsökkenés idöszaka alatt az éves %-os ECS az aktiválási bruttó érték és maradványérték különbözetének adott %-a és a nettóérték nem csökken a maradványérték alá). Értékcsökkenést csak idöarányosat és egyenleteset tud számolni. Ha ettöl eltérö kell, akkor azt elözetesen kiszámitva, direkt beirással kell rögzitenünk. Javasolt használati mód befektetett eszköz kezelésére: 0. A kódbeállitásoknál alakitsuk ki az eszköztipusaink táblázatát. Célszerü könyvelési kód alapján létrehozni (de nem kötelezö). Ha nem adunk meg könyvelési fökönyvi számokat, akkor azon csoport eszközeit nem fogja automatikusan sem a fökönybe könyvelni. 1. Megvásárláskor a beszerzési számlát simán bekönyveljük a könyvbe a befejezetlen beruházásba a pénztár/bank-kal szemben. 2. A befektetett eszközök segédnyilvántartásba uj tételként felveszük az eszközt. Ekkor kap egy nyilvántartási számot, ekkor adjuk meg hogy milyen jellegü az eszköz, milyen fökönyvi számon szerepel, milyen fök.számra aktiváljuk, milyen fök.számra amortizáljuk, valamint néhány azonositó adatot, amortizációs kulcsokat. A nyilvántartásba vételkor rögtön az aktiválási adatokat is bekéri a program (üzembehelyezés dátuma, aktiválási érték). 3. A segédnyilvántartásból, vagy kézi könyveléssel a beruházást (aktiválást) a könyvben is rögzitjük (eszköz fök.számla a befejezetlen beruházással szemben). 4. Az év végén (12.hóban) elvégezzük az eszközeink éves amortizációját, amikor is az aktiválás mellett megjelenik az adott év értékcsökkenési sora is. Ezt a segédnyilvántartásban tesszük. Ezeket az értékcsökkenéseket a fökönyvbe is bekönyveljük (az adott eszköz tervsz.ért.cs. sora az ECS költségsorral szemben). A bekönyvelést automatikusan is kérhetjük a segédnyilvántartásból, valamint lehet egyszerre valamennyi eszköznél együttesen elvégeztetni. 5. A selejtezett és értékesitett eszközöknél a segédnyilvántartásban beirjuk a kivonás dátuma adatot. A listából törlést csak téves beirás esetén használjuk. Ha a kivonás dátuma adat be van irva, akkor az ECS értéket is csak eddig a napig fogja számolni. Az éves váltásnál az itt már kivont-ként bejelölt eszközöket nem viszi át a következö évre. A nyilvántartás alkalmas az azonnal leirt (kisértékü) eszközök vezetésére Éves zárás műveletei Több lépésben 1. Eves összevezetés (kötelez-befiz) (46.->46..) Kötelezettségen belül egyenlegbe vezetés 12.31-i dátummal 2. Eves költségnem összesités (5..->59..) Költségnem összesités és átvezetési számra átrakása 12.31 3. Eves költségnem átvezetés (59.->8...) Költségnem átvezetése az 5.-röl a 8.számlaosztályra 12.31 4. Adózott eredmény elszámolása (5-9 -> 493) Minden költség, bevétel sor átvezetés eredmény sorba 13.hó 5. Mérleg szerinti eredmény (493 -> 419) Atvezetés a mérleg eredmény sorba 13.hó 6. Záró mérleg számla elszámol. (1-4 -> 492) Záró mérleg átvezetések 13.hó A fenti automatikus müveletek az általunk beállitott paraméterezés alapján hajtódnak végre. A beállitásokat a "Kódbeállitások" menüpont alatt a "Zárás ..." megjelölésü paraméterezéseknél végezhetjük el. Persze ettöl függetlenül kézzel is végezhetjük a zárás könyvelési müveleteit, ezek csupán automatizmusokat adnak a gyorsabb munkavégzés érdekében. Ezek a kódbeállitások ugyancsak cégenként változhatnak, és megtalálhatóak az általános beállitásokon belül (ALT-P) is. Év nyitási teendők Az ügyfelet (céget) már januárban el kell kezdeni könyvelni, még az elött, mielött az elözö évét lezárnánk. Lehet, hogy számlát, kivonatot, stb. csak akkor tudunk bekönyvelni az elözö évre, mikor már régen az új évet könyveljük. Nem is beszélve a zárási müveletekről. Mivel a könyvelési rendszerünk évenkénti külön-külön mappában (könyvtárban) van letárolva, így persze semmi akadálya a párhuzamos könyvelésnek, csak a programba belépéskor a megfelelő évet kell kiválasztani. Új év kezdetekor az alábbiakat kell tennünk: 1. A belépő (év választó) résznél az új év nyitása menüponttal létrehozzuk a programrendszer számára a következő évi mappát. Az éves keret létrehozása után persze még nincs benne egyetlen cég sem, csak a keretprogram müködik. Ekkor lehet az új év programját elinditva az általános paramétereket ellenörizni, beállitani. Ezt a menürendszerben az ALT-P billentyükombinációval, majd a programrészt elinditva érhetjük el. 2. A céget(eket) az új évben is létrehozzuk, könyvelhetővé tesszük. A cég kiválasztási ablakban új cégként megadjuk a rövid azonositóját, majd választjuk az elözö éviből történő átvételt, aminek hatására onnan átveszi a cég alapadatait. Az átvétel közben választhatunk, hogy a könyvelési beállitásokat (általános, számlatükör, kontirkódok, kivonat paraméterezés) az elözö évi beállitásából, vagy a jelenlegi általános beállitásban lévövel töltsük fel. Általában mindig az elözö évi átvételt válaszuk. Speciálisan, ha minden cégünknél ugyanaz a számlatükör és változtattunk az új évben az alapbeállitásokon, és nem akarjuk mindenütt az uj számlatükör módositást kézzel átvezetni, akkor választhatjuk az általános beállitásból (ALT-P) történö átvételt, egyébként mindig az elözö évi cég saját tükreit vegyük át. 3. A folyószámla nyilvántartást, amellyel befejeztük az elözö évet, célszerü automatikusan átvennünk a következö évre. Persze lehetséges az új évben lévő üres folyószámla nyilvántartásba kézzel is beirni az elözö évről megmaradt nyitott tételeket (kiegyenlitetlen számlák), de egyszerübb ezt az "Év nyitás/zárás" menüponton belül a "Folyószámla nyilvántartás átvétele" menüponttal egy menetben átvenni. Ekkor az elözö évi pillanatnyi állapot átkerül az új évbe. Ezt az átvételt akkor célszerü megcsinálni, amikor az elözö évben már minden számlát és minden banki bizonylatot bekönyveltünk (tehát abban az évben már nem kerül bele újabb tétel). Persze az új évet is célszerü csak akkor megkezdeni könyvelni, amikor már a folyószámla nyilvántartást átvettük az elözö évről, mert igy a banki könyvelésben már segitségnek használhatjuk a folyószámla nyilvántartás adatait a hivatkozási szám kiválasztásában. Ha már könyveltünk az új évre, mielött a folyószámlát átvettük, az persze nem baj, csak a pontozásnál kell figyelmesebbnek lennünk. Az elözö év 12.havi ÁFA kigyüjtésnél kell vigyáznunk, mivel a következö év január 1-20-ig rendezetlen tételek kiegyenlitéseit nem látjuk az elözö évnél, hanem azokat az új évnél találhatjuk meg (ha átvettük a folyószámlákat). 4. Befektetett eszközök átvétele elözö évröl, amely nem csinál mást, mint az elözö évi pillanatnyi állapotot átveszi az új évre. Célszerü akkor elvégezni ezt, amikor már minden beruházást, aktiválást, ECS-t már elvégeztünk, de az új évben még nem kellett beruházást könyvelnünk. Ha még késöbb valamit (pl.ECS-t) könyvelünk az elözö évre, akkor azt az uj évben is be kell jegyeznünk (de már bekönyvelés nélkül), ha elözö évben selejtezünk, akkor az uj évben azt az eszközt törölni kell, stb. Ha az átvételt megelözöen selejteztünk egy eszközt, vagy csak a kivonás dátumát jelöltük be, akkor azokat nem veszi át a következö évre. 5. A cégen belül elvégezzük a számviteli nyitást (elözö évi zárás alapján). A számviteli nyitás a 0.hónap tételeit jelenti, amely során az elözö évi zárási tételeket (számlaosztályonként,13.hó) átveszi nyitó tételként (persze az 1-4 számlaosztályokban). Megelőzően a könyvelés a normál módon már mehetett, sőt kellett is mennie erre az évre, hiszen nem várhattunk május végéig az elözö évi zárásra. Amennyiben ezt a nyitást elvégeztük, utána lehet kézzel még a 0. hónapra további nyitótételeket felvenni. Persze nem kötelezö a számviteli nyitás programrészt használni, lehet mindent kézzel is bekönyvelni. Ezt nyilván az elözö évi mérleg elfogadása, az elözö évi zárás után, úgy május vége felé tehetjük meg, az "Év nyitás/zárás" menüponton belül a "Számviteli nyitás (0.hó) előző évről" menüpontban. Kezelési ismeretek A programrendszer az elinditását követöen a kezelötöl kapott utasitások alapján dolgozik. Azt, hogy milyen utasitásokat (billentyülenyomás) fogad el,azt mindig a képernyö alsó két sorába irja ki. Ha a képernyön adatbevitel, vagy ablakos választási lehetöség van (villog a kurzor), akkor az adatok közötti mozgás lehetséges az általános vezérlö billentyükkel (le,fel,page dn,stb.). A program menüs rendszerü, a megfelelö funkció kiválasztásával lehet az egyes feladatokat végrehajtani. Az adatok bevitelénél a villogó karakterhely jelzi, ahova a beirt adat kerül. A beirási, adatmódositási müveletnél a billentyüzés és annak korrekciója a számitógép általános billentyükezelési utasitásai szerint történik (karakter törlése, beszúrása, felülirása). Általá- ban az ENTER az elfogadó billentyü, az ESC pedig a megszakitó bil- lentyü. A képernyö alján lévö sor mindig tájékoztatást ad a prog- ram által fogadható billentyükröl, célszerü ezen sort mindig figye- lemmel kisérni. Hibás müvelet esetén a képernyön a hiba okát tartalmazó beke- retezett üzenet jelenik meg (pl:Érvénytelem adat,nem létezik !). A munkaterületre vonatkozó aktuális választási lehetöség esetén pedig a választást tartalmazó keretezett üzenet jelenik meg (pl: Nyomtatóra is kilistázzuk (I/N) ?). Elöbbinél bármely billentyü megnyomására folytatódik a program, mig utóbbinál csak a lehetséges választás szerinti billentyü megnyomására folytatódik a program. A billentyüzet kezelése során a begépelt adatok, jelek megváltozhatnak attól függöen, hogy a CAPS LOCK, NUM LOCK, INS, stb. billentyüzet funkciókat bekapcsoljuk-e. Erre vonatkozóan a számitógép (billentyüzet) kezelési utasitásait kell betartani. ltalánosságban elmondható, hogy a program müködtetését csupán a FEL NYIL, LE NYIL, ENTER, ESC billentyükkel is meg lehet valósitani. A PG DN, PG UP, JOBBRA NYIL, BALRA NYIL, HOME, END billentyük gyorsithatják a kiválasztási, adatjavitási funkciókat, de nem feltétlenül szükségesek. Az adatbevitelnél attól függöen, hogy szöveges adatot, vagy számadatot kell beirni, az összes karaktert, illetve a számjegy billentyüket (esetenként a tizedespontot, és nem a tizedesvessszöt) használhatjuk. A futó program 4 féle esetben vár választ a kezelöjétöl: 1. Menüböl egy végrehajtandó funkció kiválasztása: Ekkor a kiválasztható funkciófajták közül a LE,FEL,JOBB,BAL NYIL billentyükkel válogathatunk. A képernyöre egymás mellé kiirt funkciók közül az egyik (de mindig csak az egyik) egy un. inverz megjelenitésben látszik. Ha a kivánt funkcióra ráhelyeztük az inverz megjelenitést, akkor az ENTER billentyüvel kezdödik el a programrész végrehajtása. Összetett menü (több alfunkciót is tartalmazó) esetén a kiválasztott föfunkciótól jobbra lévö alfunkciók közül lehet tovább választani ugyanilyen módon. 2. Program által felkinált adatoszlopból történö kiválasztás: A kiválasztandó adatok egy keretben vannak megjelenitve, amelyben itt is a LE NYIL, FEL NYIL billentyükkel kell a megfelelöre ráállni. Amennyiben az összes kiválasztható adat nem fért ki a képernyöre, úgy a legalsó sor után lefelé, illetve a legfelsö után felfelé az adatoszlop eggyel elcsúszik, vagyis igy az összes lehetséges adat elérhetö. Itt a gyorsabb kivá- lasztás érdekében a PG DOWN és PG UP billentyükkel egy egész oszlophossznyi mennyiséggel lehet az adatokat elcsúsztatni. A tényleges adatkiválasztás az ENTER megnyomásával történik. 3. Adat (adatok) megadása A program a beirandó adatokat (nevek, esetszámok, idöpontok, stb.) automatikusan bekéri. Ilyenkor a beviendö adat (adatok) helye a képernyön inverz megjelenitésben látszik. Amennyiben adatmódositást hajtunk végre, akkor nem üres adatmezö jelenik meg, hanem az adat eddigi értéke. Ilyenkor nem kötelezö adatot beirni, elegendö az ENTER billentyüvel az eddigit elfogadni. A program valamely billentyü megnyomását várja, amelyet arra a helyre (pozicióra) helyez el,ahol éppen a villogó jel látszik. Az adatok bevitelénél nem kötelezö a felkinált helyet teleirni. Ha befejeztük az adat (adatok) bevitelét, és leellenöriztük, hogy helyesen kerültek-e begépelésre, akkor az ENTER billen- tyüvel nyugtázzuk ezt. Az adatmezön belül a BALRA NYIL, JOBBRA NYIL billentyükkel tudunk mozogni és az esetleg elrontott betüt, számjegyet felülirni, mig egy karaktert visszatörölni a '<-Backspace' billentyüvel lehet. Több adat egyidejüleg történö bekérése esetén az egyes adatok között a LE NYIL, FEL NYIL billentyükkel tudunk mozogni, elözö (esetleg elrontott) adatmezöre visszaállni. Ha az adatbevitelt nem akarjuk érvényesiteni, akkor az ESC billentyüt kell megnyomni. Amennyiben a program számadatot vár, akkor csak számjegy begépelését fogadja el, ha pedig ezen felül a beirt adat nagysága is korlátozott (pl.: a hónap száma nem lehet 14), akkor az ENTER billentyüre nem fogadja el a számot, amig ki nem javitottuk. A betük alaphelyzetben a billentyüzet szerinti betükészletböl választhatók, azonban a programrendszer lehetövé teszi, hogy valamely magyar ékezetes betükészletet létrehozó segédprogram elözetes betöltésével módositott betüformákat is használni lehessen. Mivel sokféle ezirányú software termék van forgalomban, igy az összeférhetöséget meg kell vizsgálni. Ékezetes betük használata esetén azonban tudni kell, hogy a névsort emelkedöbe rendezö funkcióknál a program azt nem a magyar helyesirás szabályai szerint hajtja végre, igy a kezdö karakter lehetöleg ne legyen ékezetes. 4. Konkrét billentyü megnyomására várakozás Ilyenkor a képernyön dupla keretes ablak jelenik meg, amelynek belsejében a felirat tartalmazza, hogy milyen billentyü(k) megnyomására várakozik. Például: Adatok megfelelöek (I)gen (N)em ? Ekkor értelemszerüen az I, vagy az N billentyüt kell megnyomni. Gyorskeresés, sorrendváltás Táblázatos megjelenités esetén (Folyószámla nyilvántartás,Könyv,Számlatükör) a nagy mennyiségü adatsor miatt sokáig tarthat megtalálni a megfelelöt, ezért segitség képpen a táblázat keretének alsó részén megjelenik a [ ] formájú un.gyorskeresö mezö. Vagyis ha ez a mezö látszik, akkor a program képes nem csak a FEL,LE mozgással, hanem tetszöleges szám, betü lenyomására megtalálni az elsö olyan táblázati sort, amelynek adata ugyanilyen karakterrel kezdödik. Ha nem létezik ilyen karakterrel adat, akkor nem ugrik oda a táblázat. Ha létezett, akkor arra áll a képernyön és a [ ] gyorskeresö mezöben megjelenik a beirt karakter. Ha további karaktereket ütünk be, akkor tovább vihetö a keresés, de már az itt megjelenö több karakteres keresés alapján. A gyorskeresésbe beirt karakterek törlödnek, ha a FEL,LE billentyükkel olyan sorra mozgunk, amely már nem egyezik a beirt karakterekkel, vagy direkt módon a backspace billentyüvel ( <-- ) is törölhetjük a kijelölt karaktereket. A képernyön lévö táblázatos formában (Folyószámla, Könyv) a gyorskeresö mezö beállitható Név, Számlaszám, Dátum, stb. szerinti keresésre is, amihez a Bal, Jobb billentyükkel a táblázati keret alján vizszintesen tudjuk mozgatni ezt a [ ] mezöt. A pillanatnyilag kijelzett adatbázis mindig olyan adat szerint sorrendben fog megjelenni a képernyön, amelyik adatoszlop alatt éppen van ez a gyorkeresö mező. Vagyis anélkül hogy beirnánk gyorskeresö karaktereket, csak ennek a mezönek a helyváltoztatásával egy pillanat alatt más sorrendben nézhetjük az adatokat. Amennyiban a gyorskeresö mezöt a könyvelési dátum, vagy a belsö azonositó alá helyezzük, akkor a [------] forma jelenik meg, vagyis a sorrend ugyan a kijelölés szerinti, de itt nem tudunk gyorskeresni. Adatmentés a programból Az egyes ügyfelek adatai külön-külön menthetöek. Figyelem! A programrendszer által feldolgozott adatok lényegesen többet érnek, mint a mentéshez szükséges floppy- lemezek árai! A programrendszer lehetővé teszi, hogy egy ügyfél adatait egy korábban lemezre mentett állapottal (tárolási lemezröl) visszatöltsünk. Ilyenkor a tárolási lemezröl betöltött adatok lesznek érvényesek, ezekkel felüliródik a számitógépben lévö adatállomány ! Számológép funkció A program futása közben, amennyiben az adatbevitelre vár elöhivhatjuk ideiglenes jelleggel a beépitett számitógépet az F5-ös billentyü megnyomásával. A müveletek értelemszerüen végezhetök, söt ha egy számadatbeirás közben kértük a számitógépet, akkor az ottani adattal indul a számitás és az ESC helyett az F10 billentyüvel visszatérve az eredeti programhoz, a számitógép kijelzöjén lévö adat a program pillanatnyi adatába másolódik át. Külsö programból adatok importálása Lehetöség van a könyvelés során nem csak közvetlen adatbevitelre, hanem valamely más programrendszer által már elökészitett adatállomány alapján beimportálásra is. Ilyen eset lehet pl., ha valahol a számlákat elökontirozzák, rögzitik, vagy helyi pénztárprogramot müködtetnek, úgy csak az alábbi rekordstrukturának megfelelő feladást (importot) kell ott késziteni, majd itt bekönyvelni. Az import során bejövö tételek természetesen az általános elökönyvelési részbe kerülnek, ahol átnézhetöek, majd csak megfelelőség esetén rögzitjük ezeket. Adat import leirás Az adatimport file sima TXT file. Soronként egy könyvelésre elökészitett tétel, záró chr(10)+chr(13). A sor tartalma a következö: 1-10 poz.: Tartozik fökönyvi szám Pl. '4541 ' =létezö fök.szám 11-20 poz.: Követel fökönyvi szám Pl. '311 ' =létezö fök.szám<>tartozik 21-24 poz.: Számla dátum évszáma Pl. '2002' = tárgyévvel 25-26 poz.: hónapszám Pl. '03' 00-13 Lehet szóközzel inditott is,' 3' 27-28 poz.: nap száma Pl. '09' 1-31 (valós dátum), de 0.hó és 13.hó esetén kötelezöen 0 Lehet szóközzel inditott is,' 9' 29-29 poz.: AFA tétel-e (T,K, ) Pl. 'K' Azt mutatja, hogy AFA analitikus-e ez a tétel: T-tartozik AFA K-követel AFA üres-nincs AFA 30-39 poz.: AFA fökönyvi szám Pl. '466 ' = létezö AFA fök.szám Ha nem AFA-s tétel, akkor üres 40-47 poz.: AFA dátum Pl. '20020309' Ha nem AFA-s tétel, akkor üres 48-72 poz.: Partner neve Pl. 'Feldolgozó Kft ' Tetszöleges, csak szállitó/vevö esetén nem lehet üres. 73-86 poz.: Hivatkozás (számlaszám)Pl. 'SZL00000012 ' a könyvelt kiadott számla száma (hivatk.szám). Tetszöleges, csak szállitó/vevö esetén nem lehet üres. 87-94 poz.: Fizetési határidö Pl. '20020415' fizetési határidö Tetszöleges, csak szállitó/vevö esetén nem lehet üres, de ha nem üres, akkor valós dátum. 95-108 poz.: Pénztár/Bank bizonylatPl. '000001234 ' a pénztári/banki bizonylat sorszáma. Tetszöleges, csak pénztár/bank bizonylat esetén nem lehet üres. 109-123 poz.: Megjegyzés Pl. 'belföldi bevét ' tetszöleges 124-125 poz.: 1. AFA kulcs Pl. '25' AFA kulcs, paraméterben megadott lehet csak, vagy üres 126-136 poz.: 1. Nettó összeg Pl. ' 200000' üres, ha nincs AFA1 137-147 poz.: 1. AFA összeg Pl. ' 50000' üres, ha nincs AFA1 148-149 poz.: 2. AFA kulcs Pl. ' ' AFA kulcs, paraméterben megadott lehet csak, vagy üres 150-160 poz.: 2. Nettó összeg Pl. ' ' üres, ha nincs AFA1 161-171 poz.: 2. AFA összeg Pl. ' ' üres, ha nincs AFA1 172-173 poz.: 3. AFA kulcs Pl. '12' AFA kulcs, paraméterben megadott lehet csak, vagy üres 174-184 poz.: 3. Nettó összeg Pl. ' 100000' üres, ha nincs AFA1 185-195 poz.: 3. AFA összeg Pl. ' 12000' üres, ha nincs AFA1 196-206 poz.: Teljes összeg Pl. ' 362000' AFA analitikus tétel esetén csak tájékoztató jellegü, egyébként a könyvelt összeg, ami nem lehet 0 A file-ban lévö üres sor nem okoz hibát, átugorja. Egyesével ellenörzi a betöltéskor a tételeket, és ha hibát észlel, akkor azt kiirja, majd a sort kihagyja, vagy kérésre az egész betöltést megszakitja. A fenti import struktura helyett lehetöség van a KONTIR2000 és a Kontir Házipénztár feladási adatstukturájának a fogadására is (ezeknél más az adatstruktura, de azt a program automatikusan felismeri. A programrendszer felépitése C:\KONYV\2013 \2014 \... A "\KONYV" mappában van egy beléptetörendszer, amellyel az eddig már létezö könyvelési évek között tudunk váltani és itt van lehetöség egy újabb év keretrendszerének az automatikus létrehozására is. A "BELEP.BAT" file-t kell futtatni a keretrendszert. Ha paramétert adunk meg a futtatásnál, akkor azt a paramétert, mint az évenkénti program *.INI file nevének tekinti. Erre csak akkor van szükség, ha az INI paraméterek nem az alapértelmezett KONYV.INI file-ban vannak. Ezt a lehetöséget föként a hálózati többfelhasználós rendszer esetén alkalmazzuk úgy, hogy különbözö belépési helyekröl különbözö INI file névvel inditunk, pl: 1.felhasználó BELEP.BAT KONYV1.INI 2.felhasználó BELEP.BAT KONYV2.INI Ezzel a módszerrel eltérő Ini beállitásokkal tudnak az egyes felhasználók müködni (a mentési útvonal, stb. miatt általában eltér az Ini állomány eltérö belepési helyek esetén). Az éves mappán belül müködik az önálló program. A keretrendszerre csak a kényelem miatt van szükség, az egyes éves mappák önálló életet élnek. A könyvelö program inditásának javasolt formája (BAT file-ból): set CLIPPER=F80 set cl_ad_mod= konyv.exe %1 A SET beállitások: set CLIPPER=F80 - kötelezö a megléte a helyes müködéshez set cl_ad_mod=S - a formátumra nyomtatás adatonkénti beállitására ad lehetöséget K - megengedi az adatmezö egyéni kinyomtatási pozició az X,Y koordináta módositását G - megengedi az eredmény tipusú adatmezöket is átirni, persze egy belsö számitás rögtön visszairja. Ilyen direkt átirásnál célszerü rögtön nyomtatni. P - minden pozició, jellemzö, paraméter állitható, ennek használata nem javasolt, csak szakértönek S - a formattált nyomtatás helyett sima, gyors nyomtatás (minden 10 CPI alapkészlettel is jó) pl. cl_ad_mod=KG A konyv.exe %1 paramétere (nem kell léteznie): *.INI : az alapértelmezés szerinti KONYV.INI helyett ebböl a file-ból veszi az inicializáló paramétereket. KONYV.INI (vagy más *.INI) felépitése: Ennek a file-nak nem kötelezö léteznie. Ha van, akkor ebböl változtathatunk az alapbeállitásokon. Ez az indulás legelején betöltödik, ha van. Lehetséges paraméterek: mcancel=yes meglehet-e szakitani a programot ALT-C vel pl: mcancel=no alapértelmezés:yes bekod=2222 ebben lehet megadni a belepo kodjat, ha nem adjuk meg akkor bekeri kotelezoen felado=no ennek a yes-re állitásával a program egy feldolgozó-feladó segédprogramként fog müködni. Innen lehet exportot késziteni a könyvelt tételekböl, de nem lehet adattárolást csinálni, csak betöltést. Igy a könyvelö rendszerből átvehetö minden, de azt nem tudja visszafelé módositani. lemezegys=A: ez az alapértelmezés szerinti lemezegység, módositható importut=A: ez az alapértelmezés szerinti import utvonal, módositható knevre=no ha ez yes, akkor az ügyféltörzsböl nem az azonosito, hanem a név alapján lehet keresni konyvdij=no ha ez yes, akkor az ügyfél adatoknál mutatja a havonkénti könyvelési dijakat is dijszla=no ha ez yes, akkor az ugyfelnek szamlazni tudunk, a menu is megvaltozik valpitty=yes a választási ablakoknál egyet pittyen, itt letiltható a valpitty=no beállitással bizszell=no bejelez, ha azonos napon, azonos ügyfélnek azonos számlaszámot akarunk bekönyvelni (biz.szám ellenörzés), ez az ellenörzés csak a vevö/szállitó és pénztár/bank könyvelésben müködik. lemezkod=no ha ez yes, akkor a belépési kódot floppy lemezröl adhatjuk sa=n/w,w/b,,,n/bg alapszin sag=n/bg alapszin-get sf=w/n,n/w fejlec szin sg=n/bg,bg/b segedtabla szin sh=g/n,n/g helpsor szin sv=n/g,g/n valasztosor szin se=n/r,r/n hibauzenet szin sm=n/w,w/b menu szin sc=n/bg,bg/b,,,w+/bg spec.szin sac=n/bg,bg/b achoice() kiválasztott szin Számitógép rendszerbeállitás Beállitások WINDOWS operációs rendszerek esetén Az operációs rendszerben a CONFIG.NT és AUTOEXEC.NT állomány tartalmazza a DOS programkörnyezetet meghatározó beállitásokat, helye a C:\Windows\System32 könyvtár. CONFIG.NT file-ba kell a FILES=90 értéket beirni. AUTOEXEC.NT file-ba kell SET CLIPPER=F80 beirásnak szerepelnie, valamint billentyűzet ékezetes probléma esetén a KB16 HU,852,%SYSTEMROOT%\SYSTEM32\KEY01.SYS sort. Az intézö általában simán nem mutatja a rendszer ezen mappáját, a letiltást fel kell oldani, hogy láthassuk. Teljes képernyős beállitás WINDOWS esetén: Inditó BELEP.BAT file-ban: Mode con: lines=25 cols=80 Bár javasolt az ablakos futtatás, de nagy betümérettel (pl:10x18). Ahhoz, hogy ne foglaljon le sok CPU időt, a futtatásba bevont évváltó beleptet.exe és a tárgyévi konyv.exe tulajdonságában a Vegyes lapon az érzékenységét emeljük maximumra. Figyelem: a programrendszer 64 bites számítógépen nem működik ! Nyomtatás kötvetlenül nyomtatóra (párhuzamos LPT1: port) működik. Be lehet állitani, hogy a nyomtatásokat egy átmeneti file-ba irja, majd automatikusan meghívja a wordpad.exe programot, amivel már bármely tetszőleges windows által létező nyomtatóra irható. Feltétele, hogy az aktuális tárgyévi mappába másoljuk be a kellékekből a WORDPAD.EXE file-t. Valamint a programunkon belüli nyomtatóbeállitásnál jelöljünk ki egy újabbat, amelynek a neve "windows wordpad". A nyomtató sor beállitásaihoz: "N WORDPAD.RTF DOSTOWIN:INI". Ha új nyomtató kijelölésekor nem találjuk ezt a "windows wordpad" fajtát, akkor frissitsük a PR.DBF file a letöltési oldalről. Adatfile struktúra, leirás Allandóan nyitott file-ok BELEP.DBF belépök azonositása PARAM.DBF általános paraméterek Esetileg megnyitott uj cég felvételénél innen veszi az alapbeállitást AKK1.DBF automata kontirkód általános AKK2.DBF automata kontirkód vevö/szállitó AKK3.DBF automata kontirkód pénztár/bank KIVON.DBF a létezö kivonatok felsorolása KIV01.DBF 01.kivonat KIV02.DBF 02.kivonat .. KIV99.DBF 99.kivonat SZLAT.DBF számlatükör egyéb NYOMT.DBF nyomtató beállitás, géphez rendelés PR.DBF printer vezérlö kód beállitás, lehetséges nyomtató fajták SZAML.DBF könyvelési dij kiszámlázási adatok TEAOR.DBF TEAOR táblázat Cég adatok (mind automatikusan állitódnak elö) Allandóan nyitott file-ok (amint a cég menürészébe belépünk) ??????__.DBF cég alapadatai (?????? - a cég hat karakteres azonositója) ??????.DBF cég könyvelési adatai ??????N.DBF cég folyószámla könyvelési adatai ??????P.DBF cég partner nyilvántartása ??????S.DBF cég számlatükre (SZLAT szerint) Atmenetileg megnyitott file-ok ??????_.DBF cég könyvelés elökészitö tároló (kötegelt bevitel miatt) ??????K1.DBF cég automata kontirkódjai (AKK1 szerint) ??????K2.DBF cég automata kontirkódjai (AKK2 szerint) ??????K3.DBF cég automata kontirkódjai (AKK3 szerint) ??????00.DBF cég kivonatok felsorolása (KIVON szerint) ??????01.DBF cég 01. kivonat (KIV01 szerint) ??????02.DBF cég 02. kivonat (KIV02 szerint) .. ??????99.DBF cég 99. kivonat (KIV99 szerint) ??????HP.DBF cég házipénztár elökészitö tároló (bizonylat tételei) A cég adatfile-jait az adattárolás során azonos névvel, de .DB_ kiterjesztéssel másolatként automatikusan elkészitjük. Itt a következö mentésig nem kerülnek felülirásra az adatok. Igy az ügyfél összes *.DBF filejáról lesz egy *.DB_ nevü másolat. Adattárolás javasolt módja, amikor az már nem fér el egy floppyra. A programban lévö Adattárolás lemezre és Adatátvétel lemezröl menü pontokban a tárolási helynek egy általunk most létrehozott mappa (alkönyvtár) nevet adunk meg. Javasolt a C:\KONYV\2013\TAROL utvonal megadása, ahol a c:\konyv\2013\ mappában van elhelyezve az aktuális könyvelési programrendszer. Itt hozzunk létre pl. az Intézövel egy új TAROL nevü mappát. Ide fog a program menteni, és innen fogja a program betölteni az adatokat. Ez a mappa úgy viselkedik, mint egy átmeneti tároló. Amikor kitároljuk az adatbázist, akkor az érintett adatfile-ok ide kerülnek. Innen már egy külsö másoló, esetleg tömöritö program segitségével elvisszük (kimásoljuk) az adatokat. Amikor adatátvétel van, akkor elöször a külsö forrásból ide töltjük be az adatfile-okat, majd a program adatátvételi menüpontjával innen töltjük be azokat. Könyvelési rendszer általános leírása Kettős könyvviteli program (Konyv-CN) - Leirás - 1/1.oldal -14.10.06